¿Cuál es el tipo de sistema de RRHH que más se adapta a tus necesidades?

La aplicación de la tecnología en el ámbito de Recursos Humanos ha estado tomando una relevancia interesante desde hace algún tiempo, pero no es ningún secreto que a partir de la pandemia la necesidad de agilizar los procesos y mejorar la experiencia de los empleados que trabajan tanto de manera presencial como remota ha llevado a los líderes a subirse a la ola de la transformación (o más bien aceleración) digital.

Esto se debe a que un buen software adaptado a sus necesidades consigue agilizar la amplitud de labores que realiza el departamento de RRHH, descargando a los líderes y sus equipos de las tareas operativas, para enfocarse en asuntos más estratégicos que les permitan tener una gestión innovadora, competitiva y que aporte valor.

Cada vez son más empresas las que le apuestan a la tecnología en materia de Recursos Humanos, por lo que queremos ofrecerles elementos de análisis que apoyen su decisión sobre el tipo de sistema de RRHH que se adapta a sus necesidades.

¿Qué es un software de RRHH?

Es un programa informático diseñado para optimizar la gestión de todo lo relacionado con el recurso humano de la empresa. Permite gestionar desde aspectos administrativos básicos hasta la productividad y el talento de las personas, sin necesidad de dedicar grandes cantidades de tiempo y personal.

¿Para qué sirve un software de RRHH?

Un software de RRHH automatiza diferentes procesos clave como la generación de planilla, cálculo de impuestos, informes legales, tiempos y asistencia, vacaciones, en fin, muchas tareas que en ocasiones pueden convertirse en titánicas y engorrosas, que dependen de la disponibilidad del personal de área para poderlas atender. 

Adicionalmente, a partir de los datos que almacena, se pueden realizar análisis para establecer estrategias para el desarrollo, cierre de brechas, e incluso gestión del talento dentro de la empresa.  También provee reportería para la toma de decisiones basada en información.

Tipos de software para RRHH

No todas las plataformas son iguales, existen diferentes tipos que permiten abordar con mayor eficacia cada una de las distintas tareas del departamento.  

Para una rápida clasificación las hemos catalogado según los conceptos del cuadrante mágico de Gartner:

  • HR Administrative Functions (HR Admin): incluye la información nuclear de RRHH, beneficios y planilla, puede contener también SSO, seguimiento de reclamos, bienestar y otras funciones que agreguen valor.
  • Workforce Management (WFM):  incluye gestión de tiempos y asistencia, seguimiento de tareas y actividades, presupuesto, previsión y planificación.
  • Talent Management (TM): incluye reclutamiento, inducción, gestión del desempeño y compromiso laboral, plan de compensaciones, plan de carrera y sucesión, capacitación y desarrollo, y planificación de la fuerza laboral.
  • HR Service Management (HRSM): incluye un programa de dirección personalizado basado en políticas y procedimientos, también puede contener manejo de casos, base de conocimientos, administración de documentos digitales, asistentes virtuales y chatbots.

Parece complicado…pero no lo es.  Cada uno responde a distintas necesidades y etapas de madurez en la gestión de RRHH, es decir, no necesitas el Ferrari si ni siquiera tienes licencia.  Y por supuesto, hay plataformas que tienen una combinación de varios tipos.  La idea es identificar las características de tu empresa y encajarlas con las opciones que se adaptan al modelo de negocio.

También encontrarás software de RRHH en la nube y on premise, pero de eso podemos hablar en otro post 😉

Ventajas de un software de RRHH

Realmente hay muchas, pero una de las principales es la oportunidad de enfocar los recursos en tareas que generen valor.  Incluso podríamos hablar de reducción de costos operativos sin prescindir de la correcta gestión de los Recursos Humanos. 

Adicionalmente ofrece otros beneficios como:

  • Estructura organizacional integrada y actualizada en tiempo real.
  • Mejora de la coordinación interdepartamental, así como entre los propios miembros del área de RRHH.
  • Portal de autogestión de personal, haciendo más accesibles, ordenadas y eficientes las acciones y proveyendo información esencial a colaboradores, jefes y RRHH.
  • Reportería automatizada que brindará una visión estratégica al Departamento de RRHH.

¿Cómo escoger el software adecuado?

  • Conoce tu negocio. Debes tener claridad en cuanto a las metas, objetivos y problemas que deseas resolver para orientar mejor tu decisión.
  • Involucra a las personas indicadas.  Escoger un software de RRHH es una decisión importante, por lo que debes considerar incluir a áreas como IT, Finanzas, Compras u otras que tengan peso e injerencia en el proceso, y mantener una adecuada comunicación con cada una.
  • Tu empresa es única. Si bien hay funcionalidades estándar, cada empresa tiene sus características. El software que elijas debe permitir realizar ciertas adecuaciones para no recibir únicamente un producto “enlatado” sino cubrir tus necesidades.
  • Tu proveedor / tu aliado. Escoge un proveedor con quien puedas establecer un lazo de confianza, que te brinde información completa, ordenada, en tiempo y de manera profesional, ya que será tu acompañante durante todo el proceso.
  • La seguridad primero. Tu proveedor debe garantizar el cumplimiento de estándares de seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información adecuados.
  • ¡Pongámonos al día! Debes considerar si el servicio incluye actualización permanente, especialmente en lo relacionado a cambios en la legislación.
  • ¿Y después de la venta? El proveedor debe ofrecer flexibilidad y disponibilidad en cuanto a Soporte, para atender tus necesidades antes, durante y después de la implementación.

Espero haber aportado en la elección de tu próximo software de RRHH.  Te invito a conocer nuestra plataforma Estratek Persona Cloud para la administración de tu recurso humano.